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手帳の使い方インタビュー#21 【後編】zakiやん。さん×自作スケジュール帳とコクヨのCampusノート

zakiやん。さんの自作スケジュール(手帳とDr.グリップ 4+1)

手帳の使い方インタビュー、第21回目zakiやん。さんの後編です。後編はGoogleカレンダーを活用した自作スケジュール帳とコクヨのCampusノートの書き方や楽しむコツなど活用法を教えていただきました♪

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zakiやん。さんの『手帳の使い方』の続きです

前編の記事はこちらをご覧くださいね。
>>手帳の使い方インタビュー#21 【前編】zakiやん。さん×自作スケジュール帳とコクヨのCampusノート

―貴方の手帳を使う目的は何ですか?

目的として最も大きいのはやはり“書くことで、アタマの中を整理する”ですね。
実は社会人一年生のとき、当時の上司に「メモをとれ」とよく言われていました。
たとえば仕事の手順を人から聞いて、その時はわかったつもりでいても、あとになったらだいたい忘れてしまうという、メモをとることの大切さを、その上司は教えて下さったんですね。

スケジュールや打ち合わせの内容、思いついたアイデアや心に響いた言葉などなど、忘れたくないことを記憶しておく為に、しかもそれらの抽斗(ひきだし)をいつでも手軽に開けたいが為に、私は手帳を使っています。

zakiやん。さんのスマホのスケジュールと連動した手帳

―手帳をいつ開きますか?

だいたい一日一回は、スケジュールの空き具合とその空いている時間帯に何をするかを、手帳をぼんやり見ながら考えます。いつ開けるかという時間はあえて決めてないんですけど、あえて言えば出勤直後が多いでしょうか。
手帳に書きたいことができたとき、そして手帳に書いたことを見返したいときが私の手帳を開くタイミング、ですね。

―どんな風に手帳を使っていますか?

1) スケジュール管理
zakiやん。さんの自作スケジュール帳(印刷プレビュー)

Googleカレンダーを印刷した前後8週間分の週間予定表と、6ヶ月分の月間予定表を持ち歩いています。できるだけ市販の手帳の見た目に近づけたかったこと、そして手際良く印刷したかったので専用のExcelプログラムを作りました。

ソフト起動 ⇒ 印刷 ⇒ 裁断 ⇒ 手帳に綴じるまでの所用時間は5分程度。この作業に時間がかかるようでは本末転倒ですからね。4週間に1回のペースで週間予定表を、そしてひと月に1回のペースで月間予定表を印刷しています。

zakiやん。さん×自作スケジュール帳

記入は齋藤 孝氏の『三色ボールペン情報活用術』をベースにしていますので

  • 青:客観的に「まあ大事」な箇所(通常のスケジュール)
  • 赤:客観的に「すごく大事」な箇所(大事なスケジュール)
  • 緑:自分の主観で「面白い」と思った箇所(プライベートなスケジュール)

という色分けをし、筆記具は多機能ペン、Dr.グリップ 4+1(パイロット)にスタイルフィット(三菱)のジェットストリーム芯を入れたものを愛用しています。

zakiやん。さんの自作スケジュール(手帳とDr.グリップ 4+1)

事前に決まっている予定はすでにあらかた印刷されていますから、週間予定ページの余白に手書きされている“今週やるべきこと”などを見ながら、空き時間を埋めるような形で、予定をボールペンで書きこんでいきます。

予定がこみいっている時には、すでにスケジュールが入っている時間帯を枠で囲んで空き時間を“見える化”し(これ用に時間目盛りも週間予定ページに印刷してあります)、できるだけ効率の良いスケジュール管理を目指しています。
予定はすべて一冊の手帳に、がモットーですので、仕事の予定もプライベートの予定もこの一冊に書いちゃっています。

2) メモの使い方

zakiやん。さんのメモ帳(100円ノートの「超」メモ術 インデックス)

100円ノートの「超」メモ術を取り入れています。
コクヨのキャンパスノートを使って

  • 最終ページにインデックスを作る
  • 書き終わったページは下の角を破り捨て、インデックスと同じ行にマーキングする

というルールで、仕事のスケジュールやお客様との打ち合わせの内容、思いついたアイデアや覚え書きなど、気になることはなんでもこれに記録しています。

zakiやん。さんのメモ帳(スマホのページカメラ画面)

使用済みのノートに書いた内容など、後々まで必要になりそうなメモについては、スマホ用Evernoteアプリのページカメラ機能を使って取り込み、デジタル化しています。

…と。ここまで書くと、なんだか“いつも手帳をばりばりに駆使している、超デキるひと”という印象を持たれてしまうかもしれませんが。

実は私も、常にこの使い方を100%実践しているわけではありませんね。たまにはだらだらしてしまっている時ももちろんありますので、そのへんは長い目で見てやってください。

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―手帳のことで悩みはありますか?

悩み その1.
今の形にしたことで、スマホから手帳へ転記する手間とか、別々に書いた予定を見落としてしまう恐れとかがずいぶん減ったように思うのですが、まだまだ改善点はあるように思います。
根が心配性でしかも面倒くさがりなものですから、できるだけ少ない手間で、突発的に入った予定を手帳とスマホの両方に反映できないか、そのへんが今のところの課題です。

zakiやん。さんの自作スケジュール(記入中)

悩み その2.
どうせ持ち歩くなら市販の手帳に見劣りしないものをと、“Googleカレンダーを印刷して、ほぼ市販の手帳クオリティに印刷するExcelプログラム”を自作したわけなのですが、実はこれ、Googleカレンダー取り込み部分の設定が複雑すぎて、自分以外の方に使ってもらうことはまだできずにいます。

もし好評なら自分のブログとかで一般公開もしたい自信作なのですが、もし本当に「使ってみたい」という方がいらした場合に、それを簡単に使ってもらうことができないのが目下の悩みです。いずれは一般公開したいですね。

―手帳を使うコツや楽しみ方はありますか?

私の思う、手帳を使うコツは2つです。

zakiやん。さんの手帳外観

ひとつめは(自己満足でもいいので)、自分から見ても「おぉ。この手帳かっこいい」と思えるような手帳にすること。
私みたいに“かっこいい手帳を追い求めるあまり、自作してしまいました”とまで極めなくてもいいと思うんですけど、自分で絵を描いたりデコったりして、“つい、にやにやしながら見返してしまう”とか“思わず人に見せびらかしたくなる”手帳になれば、開く頻度もおのずと増えてくるってもんです。

zakiやん。さん×手帳をジャケットの内ポケットに

ふたつめは手帳の居場所を決めておく、ということ。
客先に行くとき以外はカバンを持たない私にとって、ふだんの手帳の居場所はオフィスの机の上かジャケットの内ポケットです。就寝時は枕元が、私の手帳の定位置ですね。
こんなふうに居場所を決めることによって、「あ!これメモっとこ」とか「あれ、何だっけ?」という時にすぐ手帳を開けるようになります。
この“必要な時、手帳にすぐアクセスできるようにしておく”というのが、意外と重要だと思うんです。

―ズバリ!貴方にとって手帳とは?

いつもそばにいてくれるかわいい秘書さん、ですね。

たとえば海外ドラマとかに『ボス、今日は○○時に○○様がお見えになります』なんて言ってくれる秘書の方、出てきますよね。実は私、ああいう秘書さんが付く人にいつかなったるぞ!というのが、ひとつの夢なんです。

…ただ、このままだと。もし将来的に秘書を雇えるような身分になったとしても、自分の手帳でスケジュール管理とかしていそうですけど。(苦笑)

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藍玉より

自作の手帳って大変なのだろうなと思っていたのですが、「ソフト起動 ⇒ 印刷 ⇒ 裁断 ⇒ 手帳に綴じるまでの所用時間は5分程度」とあって驚きました!これだけの手間で済むなら、挑戦したくなりますね。Excelプログラムの一般公開が楽しみです♪

「すでにスケジュールが入っている時間帯を枠で囲んで空き時間を“見える化”する」「必要なメモは、スマホ用Evernoteアプリでデジタル化する」「手帳の居場所を決めて、すぐアクセスできるようにしておく」「予定はすべて一冊の手帳に、がモットー」といったコツから、手帳の効率的な使い方が伝わってきました。

「つい、にやにやしながら見返してしまう」の言葉は私も同じです。年を追うごとにイラストや色が増え、読み返したくなる手帳に近づいていく。と同時に、にんまりする時間が増えました。自己満足バンザイです。zakiやん。さん、ご回答ありがとうございました!

zakiやん。さんの新しい発見はこちらです。ブログも手帳や文房具の役立つ記事が多いですよ♪
>>GoogleカレンダーのA4三つ折り印刷+伝票ホルダーを手帳がわりにしてみた。

最後まで読んでくださってありがとうございます。
今日も笑顔がひとつ増えますように。

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