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仕事の効率が上がった!ジブン手帳の使い方1年目のまとめ

ジブン手帳の使い方

2014年からジブン手帳を仕事用に使っています。1年間使ってみて仕事の効率がぐんと上がりました!今ではビジネスの相棒になっています。1年目の使い方のまとめたので、参考にしていただけると嬉しいです♪

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ジブン手帳のDIARYをビジネスの相棒に

ジブン手帳 2014(ファーストキット)の中身

2014年に初めてジブン手帳にチャレンジしました。買ったのはDIARY、LIFE、IDEAと3冊で1セットになったファーストキットです。お目当ては仕事用にしたいDIARYです。

>>買って正解!仕事用の手帳をジブン手帳2014に決めた理由

毎日ガシガシ書いて、今ではすっかりビジネスの相棒です。ジブン手帳は2年目に突入していますが、1年の区切りとして2014年の『DIARY』の使い方をまとめました。参考にしていただけると嬉しいです♪

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仕事用のジブン手帳の書き方まとめ

ジブン手帳の使い方「週間スケジュール(バーチカル)」

仕事用のDIARYに書いているのは以下の7つです。「どこに何を書く」とマイルールを決めてからスムーズに書けています。どこに何を書いているのかは、上の写真をご覧くださいね。

  1. 訪問など外出の予定を書く
  2. 1日のToDoリストを書く
  3. 1週間のテーマ(目標)を決める
  4. 1日の目標を決める
  5. 時間軸に作業記録を書く
  6. 1日の反省・対処法を書く
  7. 今週の反省・対処法を書く

1~7まで順番に記入していきます。ジブン手帳は合格手帳のエッセンスを取り入れながら、目標設定から改善までの流れを作るようにしました。
>>やればできる!の自信に繋がる合格手帳2014の使い方と中身

ではひとつずつ説明していきましょう♪

ジブン手帳の使い方1:訪問など外出の予定を書く

ジブン手帳2014のしおり

まずはクライアントの打ち合わせなど外出の予定を鉛筆で書きます。予定は書き直しができるように、もっぱら鉛筆を愛用しています。

●予定を書いて作業できる時間を確保する
外出=作業できない時間と考えるため、次のToDoリストを書くときに役立ちます。

ジブン手帳の使い方2:1日のToDoリストを書く

ジブン手帳の使い方「1日のToDoリストを書く」

ToDoリストを割り振ります。外出の予定を見ながら、集中して仕事ができる日に重い作業を入れるなど、作業の計画を立てます。ペンの色は基本的に黒色を使っていて、重要なタスクは赤ペンで書いています。

●チェックボックスと線の2つを活用
作業をやりえたら、チェックボックスを黒く塗りつぶすだけだったのですが、ぱっと見ると終了したのかわかりにくいです。さらにフリクションカラーズのグレーでバシッと線を引くようにしたら、終了が一目でわかるようになりました。色は何色も試してみて、字がうっすらとわかるグレーに落ち着いています。

●ルーチンワークは数ヶ月分をまとめて書いてしまう
毎週繰り返し行う作業、日付が決まっている作業は先に数ヶ月分を書いてしまいます。毎週繰り返し行う作業は毎週書くよりも、まとめて書いたほうが時間を短縮できます。

●他者の締切日も書く
一番下の行は自分ではなく、他者の締切を書きます。複数人でする仕事があるため、他者の締切を書いておくとプロジェクトがスムーズに進みます。

ジブン手帳の使い方3:1週間のテーマ(目標)を決める

ジブン手帳の使い方「1週間のテーマ(目標)を決める」

毎週月曜日に「今週のテーマ(目標)」を決め、左端のスペースに書きます。1週間で成し遂げたい目標を書いています。たとえば写真のときは「週の前半でデータを完成させる!」と決めました。

●目標は目に留まる場所「左上」に書く
一般的な視線移動の法則にZの法則があります。Zの法則はZの字をなぞるように、視線が動くというものです。その法則からすると、左上に重要なこと「目標」を書けばページを開くたびに目に留まりますね。

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ジブン手帳の使い方4:1日の目標を決める

ジブン手帳の使い方「1日の目標を決める」

次は1日の目標を決めて、日付の下の欄に書きます。
基本的には当日の朝に書きます。1週間にわたる作業があるときは、数日分の目標をまとめて書くこともあります。日付の下の欄もZの法則で目立つ場所になりますね。

●目標を考えると1日がイメージできる
1日の目標を決めるときは今週のテーマとToDoリストを見比べて考えます。1日をイメージすることにも繋がり、ココロの準備もできます。目標を文字にすると「今日のうちにこれをやり遂げるぞ!」とやる気が湧いてきますよ。

ジブン手帳の使い方5:時間軸に作業記録を書く

ジブン手帳の使い方「時間軸に作業記録を書く」

時間軸に作業の内容や1日の行動を記録していきます。ついダラダラしてしまうので、細かく記録するようにしました。基本的に作業内容は黒のペンで書いていて、1日の行動は邪魔にならない薄い色で水色のペンで書いています。

●ペンの色分けで時間を短縮
気づくとあっと言う間に時間が過ぎていく。いったい何の作業に時間をかけているのか不思議になって、特定の作業をペンで色分けしました。たとえばTwitterやFacebookなどSNSにかけている時間はグリーンのペン、ブログを書いている時間はオレンジのペンを使っています。ペンの色分けのおかげで、ブログを1記事書くのに数時間もかかっている点が判明しました。時間短縮して1記事は1時間で書くと決めました!

ジブン手帳の使い方6:1日の反省・対処法を書く

ジブン手帳の使い方「1日の反省・対処法を書く」

仕事の終わりに1日の反省点とその対処法を書きます。1日の作業を振り返えって、できなかったことがある場合は、次はどうすればいいか対処法を考えます。

●対処法を次の作業に活かす
反省と対処法はとても大切だと感じています。
「自分の足りない点を明確にする→その対処法を考える」という流れによって、自分の力で成長できました。たとえ失敗しても対処法を考えて改善していけば自信に繋がっていきます。

ジブン手帳の使い方7:今週の反省・対処法を書く

ジブン手帳の使い方「今週の反省・対処法を書く」

週の終わりに反省点とその対処法を書きます。反省点は今週の中でとくに重要だと思うものを抜き出したり、1週間を振り返っての反省点を書いたりしています。対処法は翌週へ繋げていくことで、作業の効率が上がります。

●進歩したことも書く
1週間で成長を感じた点も「進歩したこと」として書き留めます。たとえば「記事を書くペースが少し早くなった」「ミーティングで新しい発想ができた」など、小さな進歩でも文字にすると自信に繋がりました。

左ページの端に書いた「今週のテーマ」「今週の反省」「対処法」「進歩したこと」を読めば、目標設定から反省、改善といった自分の成長が把握できます。

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ジブン手帳でPDCAサイクルを効率的に回す

ほぼ日の週間手帳の使い方

昨年は「週間手帳でToDoリストの管理」「ほぼ日手帳の時間軸に作業の過程を書く」という形で仕事を管理していました。当時はそれでよしとしていたのですが、ただ書くだけで終わってしまい、振り返って考える工程が足りなかったと思います。
>>ほぼ日の週間手帳の使い方はバーチカルの時間軸を無視する形がベストでした

ジブン手帳の使い方「週間スケジュール(バーチカル)」

ジブン手帳の仕事での使い方をもう一度まとめると、

  1. 訪問など外出の予定を書く
  2. 1日のToDoリストを書く
  3. 1週間のテーマ(目標)を決める
  4. 1日の目標を決める
  5. 時間軸に作業記録を書く
  6. 1日の反省・対処法を書く
  7. 今週の反省・対処法を書く

となります。

目標設定をする→作業をする→作業内容を振り返る→改善する
の流れができて、ジブン手帳でPDCAサイクルを効率的に回せるようになっていました。おかげで仕事の効率がぐんと上がっています。20冊もの手帳を比較して、ジブン手帳を選んだ甲斐がありました!嬉しい!

今はジブン手帳2年生です。ちょっとずつ使い方を変えているので、工夫を重ねていって、いつか2年目の使い方も紹介したいです♪

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最後まで読んでくださってありがとうございます。
今日も笑顔がひとつ増えますように。

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コメント

  1. 白井 より:

    インスタグラム読んで気になり此方に来ました。そしてジブン手帳の使い方が凄く良く解りました。来年の手帳の候補なのでただいまジブン手帳研究してます。
    ジブン手帳にしたいのはWeb小説家を目指しているのでこの手帳が良さそうに思えています。使い方参考にして小説書き上げたい

  2. 藍玉@小林智子 より:

    白井さんへ

    コメントありがとうございます。またインスタグラムからブログへお越しいただきありがとうございます!ジブン手帳の使い方がお役に立てて嬉しいです。
    Web小説家を目指していらっしゃるのですね。バーチカルの手帳の中でも、ジブン手帳は時間軸が24時間あるので時間を管理しやすいです。来年の手帳選びの参考になると嬉しいです♪